BUKU PANDUAN
PENGGUNA

Aplikasi PRISMA

Performance Reporting Information System with Smart Calendar

Versi

1.0

Tahun

2026

Akses

prisma.kpupasuruan.web.id

KPU Kabupaten Pasuruan

prisma.kpupasuruan.web.id

Versi 1.0
Maret 2026

Daftar Isi

1Pendahuluan 2Cara Login ke Aplikasi 2+Two-Factor Authentication (2FA) — Keamanan Akun 3Panduan Role Pegawai / Staf 4Panduan Role Kepala Sub Bagian (Kasubbag) 5Panduan Role Sekretaris 6Panduan Role Operator SDM 7Panduan Role Super Admin 8Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

BAB 1 — PENDAHULUAN

1.1 Tentang Aplikasi PRISMA

PRISMA (Performance Reporting Information System with Smart Calendar) adalah sistem informasi pelaporan kinerja berbasis web yang dikembangkan khusus untuk KPU Kabupaten Pasuruan. Aplikasi ini memudahkan seluruh pegawai dalam mencatat, memantau, dan melaporkan kegiatan kerja harian secara digital, transparan, dan terstruktur.

Dengan PRISMA, proses pelaporan yang sebelumnya dilakukan secara manual kini dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja melalui komputer maupun smartphone.

1.2 Alamat Aplikasi

prisma.kpupasuruan.web.id

ℹDapat diakses dari Chrome, Firefox, Edge, atau Safari — di komputer, laptop, maupun smartphone.

1.3 Daftar Role Pengguna

PRISMA memiliki lima level hak akses dengan kemampuan yang berbeda:

Role	Jabatan	Keterangan
Pegawai	Staf / Pelaksana	Input laporan kinerja pribadi dan rekap laporan sendiri
Kasubbag	Kepala Sub Bagian	Semua fitur pegawai + monitoring & rekap laporan tim sub bagian
Sekretaris	Sekretaris	Semua fitur kasubbag + monitoring seluruh sub bagian
Operator SDM	Operator / Admin	Akses penuh + master data + kirim notifikasi bulk
Super Admin	Administrator	Akses penuh + kelola peran + konfigurasi WhatsApp

1.4 Password Default

⚠Password default untuk semua akun pegawai adalah: 12345678 — Segera ubah setelah pertama kali login melalui menu Edit Profile & Password.

BAB 2 — CARA LOGIN KE APLIKASI

Langkah pertama menggunakan PRISMA adalah masuk ke sistem. Buka browser dan akses alamat aplikasi, lalu ikuti langkah berikut:

Gambar 2.1 — Halaman login PRISMA: NIP/Email, Kata Sandi, Kode Captcha, dan tombol MASUK

1

Buka browser, ketik: prisma.kpupasuruan.web.id lalu tekan Enter

2

Masukkan NIP atau Email yang terdaftar di sistem

3

Masukkan Kata Sandi akun Anda (password default: 12345678)

4

Ketik Kode Captcha yang tampil pada gambar. Klik ikon panah putar jika sulit dibaca

5

Klik tombol merah MASUK — Anda akan diarahkan ke halaman Dasbor

⚠Jika login gagal, periksa kembali NIP/email, password, dan kode captcha. Perhatikan huruf kapital dan kecil pada captcha.

2.1 Cara Keluar (Logout)

Klik avatar atau inisial nama Anda di pojok kanan atas, lalu pilih Keluar dari menu yang muncul.

BAB 2+ — TWO-FACTOR AUTHENTICATION (2FA)

Two-Factor Authentication (2FA) adalah lapisan keamanan tambahan untuk akun PRISMA Anda. Setelah 2FA diaktifkan, setiap login membutuhkan kode 6 digit dari aplikasi Google Authenticator di smartphone — selain NIP/Email dan password biasa.

ℹ2FA bersifat opsional — Anda bebas mengaktifkan atau menonaktifkannya kapan saja melalui halaman Edit Profil. Sangat disarankan bagi akun dengan hak akses tinggi.

2FA.1 Persiapan — Install Google Authenticator

Sebelum mengaktifkan 2FA, pastikan aplikasi Google Authenticator sudah terinstal di smartphone Anda.

Platform	Cara Install
Android	Buka Google Play Store → cari "Google Authenticator" → Install
iPhone (iOS)	Buka App Store → cari "Google Authenticator" → Unduh

2FA.2 Mengaktifkan 2FA

Setelah Google Authenticator terinstal, ikuti langkah berikut untuk mengaktifkan 2FA di PRISMA:

Gambar 2FA.1 — Section Keamanan Akun di halaman Edit Profil — status awal: 2FA Tidak Aktif

1

Klik avatar nama di pojok kanan atas → pilih Edit Profile & Password

2

Gulir ke bawah ke section Keamanan Akun — Two-Factor Authentication (2FA)

3

Status menampilkan 🔒 2FA Tidak Aktif — klik tombol merah Aktifkan Two-Factor Authentication

2FA.3 Scan QR Code & Konfirmasi

Setelah klik Aktifkan, halaman akan memuat ulang dan menampilkan QR code beserta form konfirmasi.

Gambar 2FA.2 — QR code untuk di-scan + kode manual + form konfirmasi kode 6 digit

1

Buka Google Authenticator di smartphone

2

Ketuk tombol + (tambah akun) → pilih Pindai kode QR

3

Arahkan kamera ke QR code di layar komputer hingga terbaca — akun PRISMA KPU Pasuruan otomatis ditambahkan

4

Kembali ke halaman PRISMA — lihat kode 6 digit yang tampil di Google Authenticator

5

Ketik kode 6 digit tersebut ke field Kode Konfirmasi di halaman PRISMA

6

Klik ✓ Konfirmasi & Aktifkan 2FA — halaman akan memuat ulang dan status berubah menjadi ✅ 2FA Aktif

⚠Langkah konfirmasi kode ini wajib dilakukan. Tanpa konfirmasi, 2FA belum aktif meski QR sudah di-scan. Kode berlaku 30 detik — segera masukkan sebelum berganti.

Jika QR tidak bisa di-scan — Gunakan Kode Manual

Gambar 2FA.3 — Layar "Masukkan detail akun" di Google Authenticator untuk input kode manual

1

Di Google Authenticator, ketuk + → pilih Masukkan kunci penyiapan

2

Isi Nama akun: PRISMA KPU Pasuruan

3

Salin Kode manual dari halaman PRISMA (contoh: QC2Y 22VD 4D5Y...) ke field Kunci Anda — ketik tanpa spasi

4

Jenis kunci: pilih Berbasis waktu → ketuk Tambahkan

5

Kembali ke halaman PRISMA — masukkan kode 6 digit dari Google Authenticator ke field Kode Konfirmasi → klik ✓ Konfirmasi & Aktifkan 2FA

Gambar 2FA.4 — Akun PRISMA muncul di Google Authenticator dengan kode 6 digit

Gambar 2FA.5 — Status berubah menjadi ✅ 2FA Aktif setelah konfirmasi berhasil

2FA.4 Login dengan 2FA Aktif

Setelah 2FA diaktifkan, proses login akan memiliki langkah tambahan verifikasi kode.

Gambar 2FA.6 — Halaman verifikasi 2FA yang muncul setelah login berhasil

1

Login seperti biasa: NIP/Email + Password + Captcha → klik MASUK

2

Sistem otomatis mengarahkan ke halaman Verifikasi Two-Factor

3

Buka Google Authenticator di smartphone — temukan akun PRISMA KPU Pasuruan

4

Ketik 6 digit kode yang tampil ke field Kode Autentikasi

5

Klik ✓ Verifikasi & Masuk — Anda akan diarahkan ke Dasbor

⚠Kode berlaku hanya 30 detik. Jika kode ditolak, tunggu kode baru muncul di Google Authenticator lalu coba lagi.

2FA.5 Recovery Codes — Cadangan Jika HP Hilang

Gambar 2FA.7 — Daftar Recovery Codes di halaman Edit Profil

Recovery codes adalah 10 kode cadangan sekali pakai yang dapat digunakan sebagai pengganti kode Google Authenticator jika smartphone Anda hilang atau tidak bisa diakses.

Klik Lihat Recovery Codes di halaman Edit Profil
Simpan semua kode di tempat aman (catat atau foto)
Setiap kode hanya bisa dipakai satu kali
Masukkan recovery code di field Kode Autentikasi saat login

⚠Jika semua recovery code habis dan HP hilang, hubungi Super Admin untuk mereset 2FA akun Anda.

2FA.6 Menonaktifkan 2FA

Gambar 2FA.8 — Form konfirmasi password sebelum menonaktifkan 2FA

1

Buka Edit Profil → section Keamanan Akun

2

Klik tombol 🔓 Nonaktifkan 2FA

3

Masukkan password akun Anda untuk konfirmasi

4

Klik Nonaktifkan 2FA — status kembali ke 🔒 Tidak Aktif

ℹSetelah dinonaktifkan, kode dari Google Authenticator tidak berlaku lagi. Hapus akun PRISMA dari aplikasi Google Authenticator secara manual jika sudah tidak dibutuhkan.

BAB 3 — PANDUAN ROLE PEGAWAI / STAF

3.1 Tampilan Dashboard

Setelah login, Anda langsung masuk ke halaman Dasbor. Tampilan dasbor terdiri dari beberapa area utama:

Gambar 3.1 — Dasbor Role Pegawai: header info, filter periode, mode akses, dan 4 kartu statistik kinerja mandiri

Elemen	Fungsi
Header	Sapaan otomatis, nama lengkap, NIP, jabatan, sub bagian, dan tanggal/jam saat ini
Filter Bulan & Tahun	Pilih periode untuk melihat statistik kinerja di bulan tertentu
Mode Akses	Tombol beralih role (muncul jika Anda memiliki lebih dari satu role)
Performa Saya	Persentase kelengkapan laporan kinerja pada bulan yang dipilih
Laporan Terisi	Jumlah hari yang sudah dilaporkan dari total hari kerja satu bulan
Kosong Berjalan	Jumlah hari kerja belum diisi dari awal bulan hingga hari ini — segera lengkapi!
Kosong Full Bulan	Total hari belum terisi sepanjang bulan, termasuk hari yang belum tiba

3.2 Notifikasi

Ikon lonceng di pojok kanan atas menampilkan notifikasi masuk dari operator atau sistem. Angka merah menunjukkan jumlah notifikasi belum dibaca.

Gambar 3.2 — Panel notifikasi berisi pesan pengingat laporan dari operator

Klik ikon lonceng untuk membuka panel notifikasi
Berisi pesan pengingat tanggal-tanggal yang belum diisi laporan
Klik Tandai semua sudah dibaca untuk menandai semua sekaligus
Klik Bersihkan untuk menghapus notifikasi yang sudah tidak diperlukan

3.3 Edit Profil & Ganti Password

Klik avatar atau inisial nama di pojok kanan atas untuk membuka menu pengguna.

Gambar 3.3 — Menu pengguna (pojok kanan atas)

Edit Profile & Password — ubah data profil dan password
Pilihan tema tampilan — Terang, Gelap, atau mengikuti sistem
Keluar — logout dari aplikasi

Gambar 3.4 — Halaman Edit Profil: bagian atas = Informasi Pribadi, bagian bawah = Ganti Password

Bagian 1 — Informasi Pribadi

Nama Lengkap — perbarui nama di sistem
Email — untuk notifikasi email
No. WhatsApp — untuk notifikasi WA

Bagian 2 — Ganti Password

Isi Password Saat Ini → Password Baru → Konfirmasi
Kosongkan ketiganya jika tidak ingin ganti password
Klik Simpan untuk menyimpan

⚠Segera ganti password default (12345678) setelah pertama kali login!

3.4 Laporan Kinerja

Menu Laporan Kinerja di sidebar kiri menampilkan kalender bulanan interaktif dengan kode warna status dan tabel daftar laporan di bawahnya.

Gambar 3.5 — Halaman Laporan Kinerja: kalender interaktif (atas), tombol Tambah & Import (kanan atas), dan tabel daftar laporan (bawah)

Kode Warna Kalender

Hijau — TERISI	Laporan sudah berhasil diinput untuk hari tersebut
Merah — KOSONG	Hari kerja yang sudah lewat namun belum diisi laporan
Biru — ISI LAPORAN	Hari ini, laporan belum diisi — klik untuk mengisi sekarang
Abu-abu — LIBUR	Hari akhir pekan atau hari libur nasional
Abu-abu — BELUM	Tanggal yang belum tiba, belum bisa diisi

Cara 1 — Langsung dari Kalender

Klik tanggal berwarna merah (KOSONG) atau biru (ISI LAPORAN) di kalender. Form laporan akan terbuka secara otomatis.

Gambar 3.6 — Form isi laporan kinerja harian: kolom Tanggal (otomatis) dan Uraian Tugas / Kegiatan

Tanggal Kegiatan — otomatis terisi sesuai tanggal yang diklik, dapat diubah jika perlu
Uraian Tugas / Kegiatan — jelaskan rincian pekerjaan hari tersebut; gunakan toolbar Bold, Italic, dan list
Klik Simpan, atau Simpan & Tambah Lagi untuk langsung isi tanggal lain

Cara 2 — Tombol Tambah Laporan Kinerja

Klik tombol merah Tambah Laporan Kinerja di pojok kanan atas halaman
Tanggal otomatis terisi hari ini, dapat diubah jika perlu
Isi uraian kegiatan, lalu klik Simpan

Cara 3 — Import dari Excel

Cara ini cocok untuk mengisi banyak hari sekaligus atau melengkapi laporan yang tertinggal.

Gambar 3.7 — Template Excel: kolom A = Tanggal (YYYY-MM-DD), kolom B = Deskripsi Tugas

Gambar 3.8 — Modal import: seret atau pilih file .xlsx, lalu klik Kirim

Klik Download Template → buka Excel → isi kolom Tanggal (format: 2026-03-19) dan Deskripsi Tugas
Klik Import → pilih/seret file .xlsx ke area upload → klik Kirim
Jika tanggal sudah ada laporannya, data lama otomatis terganti — tidak ada duplikasi

Mengedit Laporan yang Sudah Tersimpan

Cara	Metode	Langkah
1	Via Kalender	Klik tanggal hijau (TERISI) → edit uraian → klik Simpan
2	Via Tabel Laporan	Klik tombol Ubah di baris laporan → ubah isi → klik Simpan
3	Via Import Excel	Perbaiki baris tanggal yang sama di Excel → import ulang → data lama otomatis terganti

3.5 Rekap Laporan Saya

Menu Rekap Laporan Saya untuk mengunduh rekapitulasi laporan kinerja pribadi dalam format PDF atau Excel, yang kemudian diserahkan kepada atasan.

Gambar 3.9 — Halaman Rekap Laporan Saya: isi filter Dari Tanggal–Sampai Tanggal, lalu pilih format Export

Isi kolom Dari Tanggal dan Sampai Tanggal sesuai periode yang diinginkan
Klik Export PDF untuk dokumen siap cetak lengkap dengan kolom tanda tangan
Klik Export Excel untuk format spreadsheet yang bisa diolah lebih lanjut

Gambar 3.10 — Contoh hasil export PDF: tabel laporan harian, ringkasan kelengkapan & persentase, dan tiga kolom tanda tangan

Hasil PDF sudah dilengkapi dengan:

Tabel laporan kinerja harian lengkap
Ringkasan: Total Hari Kerja, Laporan Terisi, dan Persentase
Kolom tanda tangan: Pegawai yang melaporkan (kanan), disetujui Kepala Sub Bagian (kiri), diketahui Sekretaris KPU (tengah)

ℹCetak dokumen PDF, tandatangani, dan serahkan kepada Kepala Sub Bagian untuk disetujui, kemudian ke Sekretaris untuk diketahui.

BAB 4 — PANDUAN ROLE KEPALA SUB BAGIAN

Role Kasubbag memiliki semua fitur Pegawai (Bab 3), ditambah kemampuan memantau kinerja tim, rekap laporan pegawai, dan mengirim notifikasi pengingat.

4.1 Dashboard Kasubbag

Selain kartu statistik kinerja mandiri, dashboard Kasubbag memiliki dua tampilan tambahan di bagian bawah:

Gambar 4.1 — Dashboard Kasubbag: kartu kinerja mandiri (tengah), tabel Performa Sub Bagian, dan tabel Rekap Kinerja Pegawai (bawah)

Performa Kinerja per Sub Bagian

Rata-rata kinerja tim sub bagian
Total staff aktif
Tombol Rincian Staff per sub bagian

Rekap Kinerja Pegawai

Daftar pegawai sub bagian
Persentase kinerja masing-masing
Tombol Ingatkan per pegawai

4.2 Rekap Laporan Pegawai

Menu Rekap Laporan Pegawai digunakan untuk mengunduh rekapitulasi laporan kinerja seluruh pegawai di sub bagian yang dipimpin. Kasubbag hanya dapat melihat data pegawai di sub bagiannya sendiri.

Filter yang Tersedia

Sub Bagian — otomatis terisi dengan sub bagian yang dipimpin, tidak dapat diubah
Pegawai — pilih Semua Pegawai untuk rekap seluruh tim, atau pilih satu pegawai tertentu
Dari Tanggal & Sampai Tanggal — tentukan rentang periode rekap
Jenis Laporan — pilih Detail Kegiatan (Per Hari) atau Ringkasan
Format Export — pilih Export PDF atau Export Excel

Jenis Laporan 1 — Detail Kegiatan Per Hari

Menampilkan uraian kegiatan lengkap per hari untuk setiap pegawai. Cocok untuk laporan resmi yang perlu ditandatangani.

Gambar 4.3 — Rekap Detail PDF (hal. 1): kop surat KPU, tabel berisi No, Nama Pegawai, Sub Bagian, Tanggal, Uraian Tugas, dan Status — hanya pegawai di sub bagian terkait yang ditampilkan

Gambar 4.4 — Rekap Detail PDF (hal. 2): TTD dua pihak — Mengetahui, Kepala Sub Bagian (kiri) dan Mengetahui, Sekretaris (kanan)

ℹKolom tanda tangan pada rekap Kasubbag memuat dua pihak: Kasubbag (kiri) dan Sekretaris KPU (kanan) — berbeda dengan rekap milik Sekretaris/Operator yang hanya memuat TTD Sekretaris.

Jenis Laporan 2 — Ringkasan Kelengkapan

Menampilkan statistik kelengkapan laporan kinerja dalam bentuk matriks tanggal per pegawai. Cocok untuk evaluasi cepat performa tim.

Gambar 4.5 — Rekap Ringkasan PDF: tabel matriks ✓/– per tanggal, kolom Statistik Efektif (Isi, Hari, %) — hanya pegawai sub bagian terkait

Gambar 4.6 — Rekap Ringkasan Excel: format spreadsheet dengan kolom tanggal, Isi, Hari Efektif, dan persentase — TTD Kasubbag dan Sekretaris

Kolom Ringkasan	Keterangan
Tanggal (01–31)	Kolom per tanggal — ✓ = laporan terisi, – = tidak ada laporan / hari libur
Isi	Jumlah hari kerja yang sudah diisi laporan dalam periode tersebut
Hari Efektif	Total hari kerja (Senin–Jumat, bukan hari libur) dalam periode
%	Persentase kelengkapan = Isi ÷ Hari Efektif × 100%

4.3 Monitoring Laporan

Menu Monitoring Laporan menampilkan status laporan kinerja seluruh pegawai di sub bagian. Kasubbag hanya dapat melihat data monitoring — pengiriman notifikasi tidak tersedia untuk role ini.

Filter	Fungsi
Bulan & Tahun	Filter berdasarkan bulan dan tahun tertentu
Dari Tanggal / Sampai Tanggal	Menentukan rentang tanggal yang ditampilkan
Sub Bagian	Otomatis sub bagian sendiri — tidak dapat diubah
Jabatan	Filter pegawai berdasarkan jabatan tertentu
Status Kinerja	Filter berdasarkan status: Semua, Kurang, Cukup, atau Baik

Gambar 4.7 — Monitoring Laporan: panel filter (atas) dan tabel status pegawai — tombol Detail tersedia, tombol Notifikasi tidak aktif untuk Kasubbag

Tombol Detail — klik untuk melihat rincian laporan kinerja pegawai tersebut per hari

ℹKasubbag hanya dapat memantau data laporan kinerja. Pengiriman notifikasi pengingat hanya tersedia untuk role Operator SDM dan Super Admin.

4.4 Ringkasan Fitur Role Kasubbag

Berikut rangkuman lengkap seluruh fitur yang dapat diakses oleh Kepala Sub Bagian:

Menu / Fitur	Keterangan	Tersedia
Dashboard — Kinerja Mandiri	Statistik performa pribadi (4 kartu)	✅
Dashboard — Performa Sub Bagian	Rata-rata kinerja tim dan tombol Rincian Staff	✅
Dashboard — Rekap Kinerja Pegawai	Daftar persentase tiap pegawai + tombol Ingatkan	✅
Laporan Kinerja (Pribadi)	Input, edit, import laporan kinerja harian sendiri	✅
Rekap Laporan Saya	Export PDF/Excel rekap laporan pribadi	✅
Rekap Laporan Pegawai — Detail	Export PDF/Excel uraian kegiatan harian pegawai sub bagian	✅
Rekap Laporan Pegawai — Ringkasan	Export PDF/Excel matriks kelengkapan pegawai sub bagian	✅
Monitoring Laporan	Pantau status laporan pegawai sub bagian + tombol Detail	✅
Kirim Notifikasi (Email/WA/Sistem)	Tidak tersedia — hanya Operator SDM dan Super Admin	❌
Master Data	Tidak tersedia — hanya Operator SDM dan Super Admin	❌

ℹRekap Laporan Pegawai yang dihasilkan role Kasubbag memuat tanda tangan dua pihak: Kepala Sub Bagian dan Sekretaris KPU — sehingga dokumen sudah siap untuk diajukan secara resmi.

BAB 5 — PANDUAN ROLE SEKRETARIS

Role Sekretaris memiliki semua fitur Kasubbag, dengan perbedaan utama: Sekretaris dapat memantau dan mengunduh rekap laporan seluruh sub bagian sekaligus, bukan hanya satu sub bagian tertentu.

Fitur	Kasubbag	Sekretaris
Dashboard Performa Tim	Sub bagiannya saja	Semua sub bagian
Monitoring Laporan	Sub bagiannya saja	Semua sub bagian
Rekap Laporan Pegawai	Sub bagiannya saja	Bisa pilih semua sub bagian
TTD pada dokumen rekap	Kasubbag + Sekretaris	Sekretaris saja
Kirim Notifikasi Bulk	Tidak	Tidak

5.1 Dashboard Sekretaris

Gambar 5.1 — Dashboard Sekretaris: tabel Performa Kinerja menampilkan semua sub bagian, masing-masing dengan tombol Rincian Staff

5.2 Rekap Laporan Pegawai

Menu Rekap Laporan Pegawai memungkinkan Sekretaris mengunduh rekap laporan kinerja pegawai dari seluruh atau sub bagian tertentu. Filter yang tersedia sama seperti Kasubbag, namun dengan jangkauan lebih luas.

Sub Bagian — dapat memilih Semua Sub Bagian sekaligus atau satu sub bagian tertentu
Pegawai — pilih Semua Pegawai atau satu pegawai tertentu
Dari Tanggal & Sampai Tanggal — tentukan rentang periode rekap
Jenis Laporan — pilih Detail Kegiatan (Per Hari) atau Ringkasan
Format Export — pilih Export PDF atau Export Excel

Jenis Laporan 1 — Detail Kegiatan Per Hari (Semua Sub Bagian)

Gambar 5.2 — Rekap Detail PDF (hal. 1): tabel No, Nama Pegawai, Sub Bagian, Tanggal, Uraian Tugas, Status — memuat pegawai dari semua sub bagian jika dipilih "Semua Sub Bagian"

Gambar 5.3 — Rekap Detail PDF (hal. 2): tanda tangan hanya satu pihak — Mengetahui, Sekretaris — berbeda dengan rekap Kasubbag yang memiliki dua TTD

Jenis Laporan 2 — Ringkasan Kelengkapan

Gambar 5.4 — Rekap Ringkasan PDF (hal. 1): matriks ✓/– per tanggal seluruh pegawai, kolom Statistik Efektif (Isi, Hari, %)

Gambar 5.5 — Rekap Ringkasan PDF (hal. 2): lanjutan data pegawai dan TTD Sekretaris di bagian bawah

Gambar 5.6 — Rekap Ringkasan Excel: format spreadsheet — kolom per tanggal (✓/–), Isi, Hari Efektif, dan persentase untuk setiap pegawai

5.3 Monitoring Laporan

Menu Monitoring Laporan menampilkan status laporan kinerja seluruh pegawai di semua sub bagian. Sekretaris hanya dapat melihat data — pengiriman notifikasi tidak tersedia untuk role ini.

Gambar 5.7 — Monitoring Laporan Sekretaris: filter Sub Bagian tersedia untuk mempersempit ke sub bagian tertentu

Filter	Fungsi
Bulan & Tahun	Filter berdasarkan bulan dan tahun tertentu
Dari Tanggal / Sampai Tanggal	Menentukan rentang tanggal yang ditampilkan
Sub Bagian	Pilih salah satu atau tampilkan semua sub bagian
Jabatan	Filter pegawai berdasarkan jabatan tertentu
Status Kinerja	Filter berdasarkan status: Semua, Kurang, Cukup, atau Baik

Tombol Detail — klik untuk melihat rincian laporan kinerja harian pegawai tersebut

5.4 Ringkasan Fitur Role Sekretaris

Menu / Fitur	Tersedia
Dashboard — semua kartu termasuk Performa semua Sub Bagian	✅
Laporan Kinerja Pribadi + Rekap Laporan Saya	✅
Rekap Laporan Pegawai (Detail & Ringkasan, PDF & Excel) — semua sub bagian	✅
Monitoring Laporan — semua sub bagian + tombol Detail	✅
Kirim Notifikasi (Email / WhatsApp / Sistem)	❌
Master Data Pegawai / Jabatan / Sub Bagian	❌
Manajemen Peran & Konfigurasi WhatsApp	❌

ℹDokumen rekap yang dicetak oleh Sekretaris hanya memuat satu kolom tanda tangan: Sekretaris KPU. Untuk rekap yang membutuhkan TTD Kasubbag, gunakan fitur Rekap Laporan Pegawai dari role Kasubbag.

BAB 6 — PANDUAN ROLE OPERATOR SDM

Operator SDM memiliki akses operasional paling luas: semua fitur Sekretaris ditambah manajemen master data dan pengiriman notifikasi massal (bulk) via In-App, Email, dan WhatsApp.

6.1 Monitoring Laporan & Notifikasi

Gambar 6.1 — Monitoring Laporan Operator: setiap baris memiliki checkbox bulk select dan tombol Notifikasi dengan tiga pilihan saluran pengiriman

Notifikasi Per Pegawai

Gambar 6.2 — Dropdown tiga pilihan notifikasi per pegawai

Klik Notifikasi di baris pegawai tertentu
Pilih: Notifikasi Sistem, Kirim Email, atau Kirim WhatsApp

Notifikasi Bulk (Massal)

Gambar 6.3 — Bulk select aktif + tombol Kirim Notifikasi massal

Centang checkbox pegawai (bisa semua sekaligus)
Klik Kirim Notifikasi → pilih jenis saluran
Sistem kirim ke semua pegawai terpilih sekaligus

6.2 Contoh Hasil Notifikasi yang Diterima Pegawai

Ketika Operator SDM mengirimkan pengingat, pegawai akan menerima pesan melalui saluran yang dipilih. Berikut tampilan asli notifikasi yang diterima pegawai:

Gambar 6.4 — Notifikasi via Email: dikirim dari [email protected], memuat header merah "Pengingat Laporan Kinerja", periode bulan berjalan, nama penerima, dan daftar tanggal yang belum diisi (ditampilkan per baris dengan latar merah muda)

Gambar 6.5 — Notifikasi via WhatsApp: dikirim melalui Fonnte, memuat ikon ⚠️ judul, sapaan nama pegawai, periode bulan, dan daftar tanggal yang belum diisi dalam satu baris teks — diakhiri instruksi login dan keterangan "Pesan ini dikirim otomatis oleh sistem"

Perbedaan Format Notifikasi Email vs WhatsApp

Aspek	Email	WhatsApp
Pengirim	[email protected]	Nomor WA yang dikonfigurasi di Fonnte
Format	HTML dengan tampilan visual (header merah, kotak tanggal)	Teks biasa dengan emoji
Daftar Tanggal	Per baris, latar merah muda, lebih mudah dibaca	Satu baris, dipisah koma
Syarat	Email pegawai harus terisi di Master Data	No. WA pegawai + token Fonnte harus aktif

⚠Pastikan email dan nomor WhatsApp pegawai sudah terisi dengan benar di Master Data Pegawai sebelum mengirim notifikasi. Notifikasi WA memerlukan konfigurasi Fonnte yang aktif oleh Super Admin.

6.3 Rekap Laporan Pegawai

Operator SDM memiliki akses rekap laporan yang sama dengan Sekretaris — dapat mengunduh rekap seluruh atau sub bagian tertentu dalam format PDF maupun Excel.

Sub Bagian — dapat memilih Semua Sub Bagian atau sub bagian tertentu
Pegawai — pilih Semua Pegawai atau satu pegawai tertentu
Dari Tanggal & Sampai Tanggal — tentukan rentang periode
Jenis Laporan — Detail Kegiatan (Per Hari) atau Ringkasan
Format Export — Export PDF atau Export Excel

Gambar 6.6 — Rekap Detail PDF (hal. 1): tabel No, Nama Pegawai, Sub Bagian, Tanggal, Uraian Tugas, Status — memuat semua pegawai dari semua sub bagian

Gambar 6.7 — Rekap Detail PDF (hal. 2): TTD satu pihak — Mengetahui, Sekretaris — keterangan dicetak otomatis oleh sistem

Gambar 6.8 — Rekap Ringkasan PDF: matriks ✓/– per tanggal seluruh pegawai, kolom Statistik Efektif (Isi, Hari, %) — sampai puluhan pegawai

Gambar 6.9 — Rekap Ringkasan Excel: format spreadsheet dengan semua pegawai, kolom tanggal, Isi, Hari Efektif, dan persentase kelengkapan

ℹRekap yang dihasilkan Operator SDM memuat TTD Sekretaris saja — sama seperti rekap dari role Sekretaris. Untuk rekap dengan TTD Kasubbag, gunakan fitur Rekap dari role Kasubbag terkait.

6.4 Master Data Jabatan

Buka menu Master Data > Jabatan
Klik Tambah Jabatan → isi Nama Jabatan → aktifkan toggle Status Aktif → klik Simpan
Klik Ubah untuk mengedit; toggle Status Aktif untuk menonaktifkan tanpa menghapus
Klik Hapus untuk hapus permanen (pastikan tidak ada pegawai yang menggunakan jabatan tersebut)

6.5 Master Data Sub Bagian

Buka menu Master Data > Sub Bagian
Klik Tambah Sub Bagian → isi nama → aktifkan Status Aktif → klik Simpan
Proses ubah dan nonaktifkan sama seperti pengelolaan Jabatan

6.6 Master Data Pegawai

Buka menu Master Data > Pegawai → klik Tambah Pegawai. Form terbagi tiga bagian:

Bagian	Field yang Diisi
Informasi Autentikasi	NIP (opsional), Nama Lengkap, Alamat Email, Password (default: 12345678)
Informasi Kontak	No. HP / WhatsApp aktif — format: `08xxx` atau `628xxx`
Struktur & Hak Akses	Sub Bagian, Jabatan, Role / Hak Akses, aktifkan Status Aktif → klik Simpan

ℹSaat edit pegawai, kosongkan kolom Password jika tidak ingin mengubah password pegawai tersebut.

6.7 Ringkasan Fitur Role Operator SDM

Menu / Fitur	Tersedia
Semua fitur Sekretaris (Dashboard, Monitoring, Rekap Laporan)	✅
Kirim Notifikasi per pegawai (Sistem / Email / WhatsApp)	✅
Kirim Notifikasi Bulk / Massal ke banyak pegawai sekaligus	✅
Master Data Jabatan, Sub Bagian, dan Pegawai	✅
Manajemen Peran (Role & Permission)	❌
Konfigurasi WhatsApp (Fonnte)	❌

BAB 7 — PANDUAN ROLE SUPER ADMIN

Super Admin memiliki akses penuh ke seluruh fitur tanpa pengecualian — termasuk semua fitur Operator SDM, ditambah manajemen peran (role & permission) dan konfigurasi integrasi WhatsApp melalui Fonnte.

Fitur	Operator SDM	Super Admin
Rekap Laporan Pegawai (semua sub bagian)	✅	✅
Monitoring & Notifikasi (per pegawai & bulk)	✅	✅
Master Data Jabatan, Sub Bagian, Pegawai	✅	✅
Manajemen Peran (Role & Permission)	❌	✅
Konfigurasi WhatsApp (Fonnte)	❌	✅

7.1 Monitoring Laporan & Notifikasi

Super Admin memiliki akses monitoring dan notifikasi yang identik dengan Operator SDM: dapat memantau laporan seluruh pegawai dari semua sub bagian, mengirim notifikasi per pegawai maupun massal (bulk) via Sistem, Email, atau WhatsApp.

ℹCara penggunaan fitur Monitoring dan Notifikasi Super Admin sama persis dengan Operator SDM — lihat Bab 6.1 dan 6.2 untuk panduan lengkap termasuk contoh tampilan notifikasi Email dan WhatsApp yang diterima pegawai.

7.2 Rekap Laporan Pegawai

Super Admin dapat mengunduh rekap laporan kinerja seluruh atau sub bagian tertentu dalam format PDF maupun Excel — identik dengan fitur Operator SDM dan Sekretaris.

ℹFormat output rekap (PDF Detail, PDF Ringkasan, Excel Detail, Excel Ringkasan) serta TTD yang tertera sama persis dengan yang dihasilkan Operator SDM — lihat Bab 6.3 untuk contoh tampilan lengkapnya.

7.3 Manajemen Peran

Menu Pelindung > Peran menampilkan daftar seluruh role yang terdaftar di sistem beserta jumlah izin masing-masing.

Gambar 7.1 — Daftar Peran: Super Admin (96 izin), Operator SDM (73), Sekretaris (34), Kasubbag (31), Pegawai (16)

Klik Ubah untuk mengubah permission suatu role
Klik Buat untuk membuat role baru dengan izin yang dikonfigurasi sendiri

Tab Permission	Isi
Sumber Daya (78)	Izin CRUD per model: Jabatan, Pegawai, Laporan Kinerja, dll.
Halaman (4)	Halaman yang boleh diakses: Rekap Laporan, WhatsApp Settings, dll.
Widget (7)	Widget dashboard yang ditampilkan: Kinerja Mandiri, Performa Sub Bagian, dll.
Izin Kustom (7)	Izin khusus: Send Notif Email, Send Notif WhatsApp, View All Rekap, dll.

⚠Perubahan permission role berdampak langsung ke semua pengguna yang memiliki role tersebut. Lakukan dengan hati-hati dan pastikan sudah diuji terlebih dahulu.

7.4 Konfigurasi WhatsApp (Fonnte)

Fonnte adalah layanan gateway WhatsApp gratis (hingga 1.000 pesan/bulan) yang digunakan PRISMA untuk mengirim notifikasi WhatsApp kepada pegawai.

⚠PENTING: Fonnte memiliki DUA jenis token. Gunakan DEVICE TOKEN dari halaman daftar device — BUKAN Account Token dari halaman profil/akun. Menggunakan Account Token menyebabkan verifikasi selalu gagal dengan pesan "token not found".

Cara Mendapatkan Device Token Fonnte

1

Buka md.fonnte.com/new/device.php di browser

2

Login ke akun Fonnte Anda

3

Cari baris device WhatsApp yang sudah pernah di-scan QR code-nya

4

Klik ikon token pada kolom Token di baris device tersebut — token tersalin otomatis ke clipboard

Mengisi Konfigurasi di PRISMA

Buka menu Pengaturan > Pengaturan WhatsApp
Provider WhatsApp: pilih Fonnte (Gratis — maks 1.000 pesan/bulan)
Nomor HP Sender: isi nomor WA yang di-scan QR-nya di Fonnte (format: 08xxx atau 628xxx)
Device Token: paste Device Token yang sudah disalin
Klik Simpan Pengaturan
Klik Verifikasi Sekarang — jika berhasil, status koneksi berubah menjadi hijau
Klik Kirim Pesan Test untuk memastikan pengiriman berfungsi normal

ℹPantau penggunaan pesan di dashboard Fonnte. Kuota gratis hanya 1.000 pesan/bulan — jika habis, notifikasi WA tidak akan terkirim.

7.5 Ringkasan Fitur Role Super Admin

Menu / Fitur	Tersedia
Semua fitur Operator SDM (Monitoring, Notifikasi, Rekap, Master Data)	✅
Kirim Notifikasi per pegawai & Bulk (Sistem / Email / WhatsApp)	✅
Manajemen Peran — atur izin setiap role di sistem	✅
Konfigurasi WhatsApp Fonnte — Device Token & Verifikasi	✅

BAB 8 — PERTANYAAN YANG SERING DIAJUKAN

T: Saya lupa password, bagaimana cara reset?

J: Hubungi Operator SDM atau Super Admin untuk mereset password ke default 12345678. Segera ubah kembali setelah berhasil login.

T: Laporan sudah diisi tetapi persentase kinerja tidak berubah?

J: Coba refresh halaman browser. Persentase dihitung berdasarkan hari kerja (Senin–Jumat). Pastikan laporan benar-benar tersimpan — tandanya tanggal berwarna hijau di kalender.

T: Apakah laporan yang sudah tersimpan bisa dihapus?

J: Isi laporan dapat diubah kapan saja. Penghapusan permanen hanya dapat dilakukan oleh Operator SDM atau Super Admin.

T: Notifikasi WhatsApp tidak terkirim kepada pegawai?

J: Periksa: (1) nomor WA pegawai sudah diisi dan benar di Master Data, (2) konfigurasi Fonnte sudah diverifikasi oleh Super Admin, (3) kuota 1.000 pesan/bulan belum habis.

T: Apakah PRISMA bisa diakses dari smartphone?

J: Ya. Buka browser di smartphone, ketik prisma.kpupasuruan.web.id, tampilan akan menyesuaikan layar secara otomatis (responsive).

T: Import Excel gagal atau data tidak masuk ke sistem?

J: Pastikan format tanggal menggunakan YYYY-MM-DD (contoh: 2026-03-19) dan file disimpan dalam format .xlsx.

T: Bagaimana jika ada hari libur tidak tercatat di kalender?

J: Hubungi Operator SDM atau Super Admin untuk mengatur hari libur di sistem. Hari yang belum ditandai libur akan dihitung sebagai hari kerja.

T: Kode Google Authenticator ditolak saat login, padahal sudah benar?

J: Kode 2FA berlaku hanya 30 detik. Pastikan waktu di smartphone Anda sudah sinkron (Setting → Date & Time → Automatic). Jika masih gagal, tunggu kode baru muncul lalu coba lagi.

T: HP saya hilang dan tidak bisa buka Google Authenticator, bagaimana cara login?

J: Gunakan salah satu Recovery Code yang sudah disimpan sebelumnya — masukkan di field Kode Autentikasi saat login. Jika semua recovery code habis, hubungi Super Admin untuk mereset 2FA akun Anda.

T: Apakah 2FA wajib diaktifkan untuk semua pengguna?

J: Tidak wajib — 2FA bersifat opsional. Namun sangat disarankan terutama bagi akun dengan hak akses tinggi seperti Operator SDM dan Super Admin untuk melindungi data sistem.

PENUTUP

Buku Panduan Aplikasi PRISMA ini disusun untuk membantu seluruh pengguna di lingkungan KPU Kabupaten Pasuruan dalam memanfaatkan fitur-fitur aplikasi secara optimal. Dengan penerapan yang konsisten, PRISMA diharapkan dapat meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi pelaporan kinerja di seluruh bagian.

Untuk pertanyaan teknis atau kendala dalam penggunaan aplikasi, silakan menghubungi Operator SDM atau Super Admin sistem.

PRISMA

Performance Reporting Information System with Smart Calendar

KPU Kabupaten Pasuruan

prisma.kpupasuruan.web.id

Versi 1.0 | Maret 2026